PERSONEL BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ

Bu prosedürün amacı; TS EN ISO/IEC 17024 ve ilgili standartlara, ilgili rehberlere, Akreditasyon kurumları kurallarına MYK Rehber ve dokümanları kuralları çerçevesinde, YILMAZTEKİN Belgelendirme’ ye müracaat eden gerçek kişilerin ve tüzel kişiliklerin başvurularının alınması ve değerlendirilmesi, sınavlarının yapılması, sınavlarının değerlendirilmesi ve belgelendirilmesi, gözetimi, yeniden belgelendirilmesi, kapsamının genişletilmesi, daraltılması, askıya alınması veya iptal edilmesi ile ilgili süreci ile ilgili genel esasları ve sorumlulukları belirlemektir.  

Başvuru sahibi, adaylar, belgelendirilmiş kişiler ile belgelendirme kayıtlarını kapsar.  

Personel belgelendirme faaliyetleri, Mesleki Yeterlilik Kurumu Sınav, Ölçme, Değerlendirme ve Belgelendirme Yönetmeliği, Ulusal Yeterliliklerdeki tanımlanan değerlendirme yöntemleri, TÜRKAK rehber ve yayınları, TS EN ISO/IEC 17024 standardı, ilgili diğer standartlar ve YILMAZTEKİN Belgelendirme tarafından oluşturulmuş kurallar uygulanarak gerçekleştirir.  

Bireysel Başvurular; 

YILMAZTEKİN Belgelendirme Merkezinde; 

Başvuru değerlendirilirken iki durum söz konusudur. 

YILMAZTEKİN Belgelendirme Web sitesi üzerinden; 

Başvuru değerlendirilirken iki durum söz konusudur; 

Birim Birleştirme Başvuruları; 

Başvuruda istenen evraklara ek olarak aday, birim başarı belgesini de Dosya Sorumlusu teslim eder. 

Başvuru değerlendirilirken iki durum söz konusudur; 

Personel Belgelendirme Müdürü gerçekleştirilecek (Teorik ve Performans) sınavlar için YILMAZTEKİN Belgelendirmede görevlendirilmiş, ulusal yeterliliklerde belirlenen kriterlere uygun Sınav Yapıcı ve/veya isteniyorsa Gözetmenin atamasını yapar. Gerçekleştirilecek sınavda görev alacak kişilerin(gözetmen, sınav yapıcı ,karar verici vb.) görevlendirilmesiyle ilgili bilgilendirme FR.104 Sınav Atama Yazısı ile gerçekleştirilir. Ayrıca Dosya Sorumlusu tarafından iletişim bilgileri kullanılarak Değerlendiricilerin ve/veya Gözetmenlerin bilgilendirilmesi yapılır.  

• Dosya Sorumlusu tarafından, yazılıma kaydı yapılmış adayların başvuru yapmış oldukları belgelendirme programları göz önünde bulundurularak ilgili sınav programlarına atamaları yapılır. 

• Dosya Sorumlusu tarafından YILMAZTEKİN Belgelendirme merkez ofisinde yer alan ekipman ve malzemeler kullanılarak sınav zarfları gerçekleşecek sınavdan en geç 1 (bir) gün önce hazırlanır. 

• Dosya Sorumlusu, sınava girecek adayların başvuru formunda beyan ettikleri iletişim bilgilerinden adaya ulaşarak sınav tarihi, sınav yeri ve sınav saati ile ilgili bilgilendirmeyi yapar.  

• Herhangi bir sebeple sınav programında bir değişiklik olması durumunda sınava girecek adaya/adaylara, sınavın iptal edildiği ya da ertelendiği bilgisi Dosya Sorumlusu tarafından verilir. 

• Sınavın iptal edilmesi durumunda, adayın sınava girme hakkı, belgelendirme programı sınav şartnamesindeki başvuru şartları değişmediği sürece devam eder. YILMAZTEKİN Belgelendirme Dosya Sorumlusu tarafından aday/adaylar yeni açılacak sınavlarla ilgili bilgilendirilir.     

• Sınavın ertelenmesi durumunda aday/adaylar, Dosya Sorumlusu tarafından bilgilendirilir. YILMAZTEKİN Belgelendirme tarafından ertelenen sınavlara kayıtlı aday/adaylar programlanacak bir sonraki sınava ücretsiz katılabilirler.   

• YILMAZTEKİN Belgelendirme tarafından iptal edilmiş veya ertelenmiş sınavlara kayıtlı olan aday/adayların belirtilen bir sonraki sınava katılmamaları durumunda sınav hakları kaybolur. 

Dosya Sorumlusu gerçekleştirilecek sınavın dokümanlarını yazılım programı aracılığı ile hazırlanır. Sınav dokümanlarından zarf içerisinde veya dışarısında yer alması gerekenler FR.27 Sınav Evrakları Teslim Formu üzerinde tanımlanmıştır. Sıralamayı takip ederek Teorik ve performans sınav dokümanları ayrı ayrı hazırlanır. 

Yabancı uyruklu veya belgelerini Türkiye Cumhuriyeti resmi dili dışında farklı bir dilde isteyen adayların belgeleri istenilen dilde düzenlenebilir. Ancak farklı bir dilde talep edilen belge için Mesleki Yeterlilik Kurumu ile görüşülüp o günün şartlarında ücret tarifesi ne kadar ise adaydan talep edilir. 

Konuşma ve duyma engeli olan adaylara tercüme ihtiyacını karşılamak için işret dili bilen yetkin bir kişi temin edilir. İşaret dilinde yetkin kişinin o günün şartlarında ücret tarifesi ne kadar ise adaydan talep edilir. 

Engelli adayların teorik ve performans sınavlarına yardımcı araç gereçleri (işitme cihazı, teleskopik gözlük, büyüteç vb.) temin etmeleri halinde sınava girmeleri sağlayarak, 

Kısmı görme kaybı olan, az gören görme engelli adaylar için soru kitapçığı ya da soru kâğıdı 10-12 punto veya daha büyük puntolarla hazırlayarak, 

Yazma ve hareket etme güçlüğü çeken engelli adaylara sınav süresinin üçte ikisi (3/2) kadar ek süre verilerek, 

Engelli adayların sınavlara ilaç, tıbbi malzeme ya da sıvı ile (diyabetik ekipmanlar vb.) girmelerine izin vererek karşılar. 

O günün şartlarına ve mevcut durumun uygunluğuna göre diğer engel grup ve türlerine göre de gereken kolaylıklar sağlanmaktadır. YILMAZTEKİN Belgelendirme ek ücret, gerekli araç-gereç, personel temini vb. durumlarda adaydan ücret talep edebilir. 

Sınav Yapıcı adaylara gerekli bilgilendirmeyi yaparken aşağıda belirtilen hususlara dikkat eder:  

Sınav YILMAZTEKİN Belgelendirme sınav merkezi dışında bir yerde yapılır ise (Gezici Sınav Birimi); 

YILMAZTEKİN Belgelendirme kuruluşu ulusal düzenlemeleri dikkate alarak makul olması ve değerlendirmenin bütünlüğünü bozmaması kaydıyla adayların özel ihtiyaçlarını; 

Engelli adayların teorik ve performans sınavlarına yardımcı araç gereçleri (işitme cihazı, teleskopik gözlük, büyüteç vb.) temin etmeleri halinde sınava girmeleri sağlayarak, 

Kısmı görme kaybı olan, az gören görme engelli adaylar için soru kitapçığı ya da soru kâğıdı 16-18 punto veya daha büyük puntolarla hazırlayarak, 

Yazma ve hareket etme güçlüğü çeken engelli adaylara sınav süresinin üçte ikisi (3/2) kadar ek süre verilerek, 

Engelli adayların sınavlara ilaç, tıbbi malzeme ya da sıvı ile (diyabetik ekipmanlar vb.) girmelerine izin vererek karşılar. 

Sınav Yapıcı adaylara gerekli bilgilendirmeyi yaparken aşağıda belirtilen hususlara dikkat eder:  

Dosya Sorumlusu tarafından, tamamlanan teorik sınav evrakları teslim alınır. Kapalı zarf açılarak aşağıda yer alan teorik sınav dokümanlarının kontrolü sağlanıp başvuru yapmış adayların yer aldığı dosyaya yerleştirilip dosyalama işlemi tamamlanır.  

Dosya sorumlusu tarafından dosyalama işlemi yapılan sınavın evrakları yazılıma veri girişleri yapılmak üzere Dosya Sorumlusuna teslim edilir. 

Dosya Sorumlusu tarafından, tamamlanan performans sınav evrakları teslim alınır. Kapalı zarf açılarak aşağıda yer alan performans sınav dokümanlarının kontrolü sağlanıp başvuru yapmış adayların yer aldığı dosyaya yerleştirilip dosyalama işlemi tamamlanır. 

Dosya sorumlusu tarafından dosyalama işlemi yapılan sınavın evrakları yazılıma veri girişleri yapılmak üzere Dosya Sorumlusuna teslim edilir. 

• Dosya Sorumlusu tarafından teslim alınan Aday Cevap Anahtarı üzerine yaptığı işaretlemeler ve Sınav Yapıcılar tarafından aday bazında puanlanmış performans sınav kontrol formlarını yazılım üzerinde adaylara ayrılmış kısımlara işlenir. Yazılıma girilen veriler sonrasında adaylara belge karar formu oluşturulur. 

4.3.5 Sınavların ve Soruların Analiz Edilmesi 

Sınavların analizleri yazılım programı tarafından yapılmaktadır. Hangi soru kaç kere sorulmuş, kaç kere doğru-yanlış cevap verildiği yazılım tarafından yapılmaktadır. Yılda bir kez yapılan soru analizinde Başarı oranı %95’in üzerinde ve %30’un altında ise sorular tekrar gözden geçirilir. 

Karar Verici izlediği performans sınavında senaryonun adayın performansını ölçecek yeterlilikte değil ise senaryo değiştirilir. Sınav iptali yapılır. 

İlgili kararlar; 

Soruların analizi ise her sınav sonrası yazılım üzerinden adayların vermiş oldukları cevapların yazılıma görevlendirilen kişi tarafından girilmesi akabinde yapılmaktadır. Analiz sonuçları yılda bir kez yapılır. Alınan analiz sonucunu takip eden ilk Ölçme ve Değerlendirme Komisyonu toplantısında genel değerlendirme yapılır ve alınan nihai karar istinaden gerekli ise revizyon işlemleri yapılır. 

YILMAZTEKİN Belgelendirme, belgeyi verme veya reddetme, belgelendirme kapsamının genişletilmesi veya daraltılması, belgenin askıya alınması veya geri çekilmesi, belgelendirmenin iptali veya yenilenmesi kararlarını verebilmek için Karar Vericinin sınavı yapanlardan farklı olmasını güvence altına almıştır. YILMAZTEKİN Belgelendirme almış olduğu tüm belgelendirme kararlarında dış kaynak kullanmaz ve belgelendirme kararı kesinlikle taşere edilemez. Karar Verici YILMAZTEKİN Belgelendirme personelidir. Karar Vericinin görev tanımları Karar Verici Görev Tanımında anlatılmıştır. 

Karar Vericinin amacı, personel belgelendirme faaliyetlerinde çalışma prensiplerine uygun sınavların yapılması ve belgelendirmenin tutarlı objektifliğinin sağlanabilmesidir.  

Objektif kanıtlara dayalı tarafsız bir belgelendirme kararı için toplanan veriler, herhangi bir itiraz ve şikâyet durumunda ya da gerekli olduğu durumlarda geriye dönük izlenebilirlik ve belgelendirme şartlarına uyumun devamının sağlanması için kayıt altına alınır. 

Belgenin verilmesi, belgelendirme kapsamının genişletilmesi veya daraltılması, belgenin yenilenmesi, askıya alınması, geri çekilmesi, iptal edilmesi kararlarından birini vermeden önce etkin bir gözden geçirmeyi gerçekleştirmek için aşağıdakileri ve bunlara ek olarak ’Sınav Dosyası Kontrol Formu’ nda yazan diğer faaliyetlerin kanıtları Dosya Sorumlusu tarafından düzenlenir. 

Adayların dosyaları ‘’Sınav Dosyası Kontrol Formu’ ile kontrol ve takip edilir. 

Karar Verici, Personel Belgelendirme Müdüründen dosyaları teslim alması akabinde incelemelerini ilgili sınavların ilgili yeterliliklerinin Belgelendirme Programına göre gerçekleştirir. Adayların belgelendirme üzerine olumlu kararlarının verilebilmesi için aşağıdaki şartların tamamının gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Ayrıca Karar Verici Değerlendirme kriteri olarak Sınav Dosyası Kontrol Formu içindeki bilgileri kontrol ederek değerlendirmelerini yapar. 

Karar vericinin yeniden ölçme ve değerlendirme yapmak gibi bir yetkisi bulunmamaktadır. Ölçme ve değerlendirme konusunda hata veya eksiklik tespit edilmesi halinde sınav yapıcıya sınavın tekrar değerlendirmesini yapılması talep edilir. Değerlendirici ile hem fikir olunmaması halinde sınavın farklı bir değerlendirici tarafından yeniden değerlendirmesi yapılması istenir. İlgili kişiler için düzeltici faaliyet başlatılır. Hata yaptığı düşünülen adımlar için iç eğitim düzenlenerek aynı uygunsuzluğun tekrar etmemesi sağlanır. Puan toplama hesabında yapılan hatalar tutanak altına alınmak kaydıyla karar verici tarafından düzeltilerek paraflanır ve sınav yapıcıya hata hakkında bilgi verilir. 

Karar sürecinin hatalı işletilmesi durumunda; sınavın bağımsız bir karar verici tarafından değerlendirmesi yapılır. Karar verme sürecinin hatalı olması durumunda MYK bilgilendirilir. 

Belgelendirme kararları, Karar Verici tarafından Belgelendirme Karar Formuna kayıt altına alınarak ve imzalanarak verilir. MYK kurumuna adayın belge almaya hak kazandığına dair bilgilendirme görevlendirilen kişi tarafından yapılır. Karar Verici tarafından ilgili sınav kapsamında adayın birim veya birimlerden başarı sağlaması durumunda ve adayın talep etmesi durumunda Birim Başarı Belgesi Dosya sorumlusu tarafından düzenlenir ve Karar Verici ve Genel Müdür tarafından onaylanmak suretiyle adaya teslim edilir. Belge almaya hak kazanan adaya belge geçerlilik süresinin belge kararından itibaren geçerli olacağı bildirilir. 

Karar Verici’nin sahip olması gereken kriterler şunlardır; 

*Belgelendirme sürecinde elde edilen bilgileri değerlendirmeye yetecek derecede bilgi ve tecrübeye sahip olmalıdır. 

*İlgili belgelendirme programında tanımlanan değerlendirici ölçütlerinin en az birine sahip olmalıdır. 

*Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından gerçekleştirilen Sınav ve belgelendirme eğitimine katılmalı, MYK Sınav ve Belgelendirme Semineri katılım belgesine sahip olmalıdır. 

*Eğitimine katıldığı kişinin 2 yıl boyunca sınavına veya belge karar sürecine katılmamalıdır. 

*Değerlendiricisi olduğu bir sınavın karar vericisi olarak görev almamalıdır. 

*Aday ile arasında herhangi bir çıkar ilişkisi olmamalıdır. 

*Çalıştığı belgelendirme kuruluşunun kar ortağı veya kuruluşun gelirinden doğrudan etkilen bir statüde bulunmamalıdır. 

*İlgili 10 günlük süre kuralına uyulduğu ve karar verme süreçlerinin etkinliği sağlandığı müddetçe asgari olarak haftada 1 gün, ayda 4 günden az olmamak üzere kadrolu (sigortalı) çalışıyor olmalıdır. 

Yapılan sınavın herhangi bir bölümünden başarısız olan adayın başvuru yapması durumunda, MYK mevzuatında ve ilgili Ulusal Yeterliliklerde belirtilen kriterlere göre ikinci sınav hakkı verilir. Ek ücret alınmadan ilk sınav tarihinden itibaren 1 (bir) yıl içerisinde aday tekrar sınava alınır. Bireysel başvurularda sınav tekrarı olması durumunda sınav programına bağlı kalmaksızın sınav açılabilir. 

Adayın “İşsizlik Sigortası Fonu” ndan yararlanması durumunda 3 kez sınava girme hakkı mevcuttur. İşsizlik Sigorta Fonundan yararlanma koşulları (www.myk.gov.tr) web sitesinde yer alan “MYK Sınav, Ölçme, Değerlendirme ve Belgelendirme Yönetmeliği” nde açıklanmıştır. İşsizlik Sigortası Fonu kapsamında başvuru yapmayan adaylar için 2 kez sınava girme hakkı mevcuttur. Sınav hakkının geçerlilik süresi, “MYK Sınav, Ölçme, Değerlendirme ve Belgelendirme Yönetmeliği” nde ilk sınav tarihinden itibaren 1 (bir) yıl olarak belirlenmiştir. Başvuruda bulunan aday, İşsizlik Sigortası Fonu’ndan bir defaya mahsus olarak yararlanabilir. Adayın her iki fondan da yararlanması durumunda farklı Ulusal Yeterliliklerden başvuru yapılması zorunludur. 

Gözetim Faaliyetleri, belgelendirilmiş kişinin belgelendirme programının şartlarına uygunluğunun belirli zaman aralıkları ile değerlendirilmesidir. Gözetim faaliyeti, MYK tarafından YILMAZTEKİN Belgelendirme’ nin yetkilendirilmesinin devam ettiği sürece sağlanır. Akreditasyonun veya MYK yetkilendirilmesinin iptal edilmesi durumunda gözetim sürecine girmemiş olan belgelerin geçerliliği gözetim süresine kadar, gözetim sürecini tamamlamış belgelerin geçerliliği ise belge süresi sonuna kadar devam eder. 

Belgelendirilmiş kişi, belgeyi aldığı tarihten itibaren belge üzerinde yer alan gözetim periyotları ile işyerinden halen ilgili iş kolunda çalışmakta olduğuna dair bir yazıyı YILMAZTEKİN Belgelendirme’ ye (e-posta, faks veya şahsen) ulaştırmakla yükümlüdür. Belgelendirilmiş kişinin belgesinin geçerliliğini sürdürebilmesi için belirlenmiş yeterlilik koşullarını karşılaması gerekir. Bu koşullar her belgelendirme programında ayrı ayrı tanımlanmıştır.  

Kişinin yeterliliğinin devam ettiğini izlemek amacıyla belgenin veriliş tarihinden itibaren Belgelendirme Programında belirtilmiş sürelerde Belgelendirme Takip Formu kullanılır. Belgenin veriliş tarihlere göre hazırlanmış olan Gözetim Formu aracılığı ile değerlendirme yapılır. Gözetim yapılıp belgenin devamı için gerekli şartlar: 

Belgelendirilmiş kişiler hakkında YILMAZTEKİN Belgelendirme ‘ye iletilen şikâyet ve bildirimler de, gözetim faaliyetleri kapsamında değerlendirilir. İtiraz ve Şikâyetlerin Değerlendirilmesi Prosedürü kapsamında değerlendirilen bu şikâyet ve bildirimlere göre, gerek görülmesi durumunda belgelendirilmiş kişiden savunma talep edilebilir. 

Yeniden belgelendirme, ulusal yeterliliklerde tanımlanmış olan kriterler ve süreler baz alınarak gerçekleştirilir.  Belgenin iptalini gerektirecek bir durum oluşmaması ve belge geçerlilik süresi boyunca kişi ile ilgili YILMAZTEKİN Belgelendirme ‘ye performansa ilişkin şikâyet gelmemiş olması durumunda, ilgili belgelendirme programındaki usul ve esaslar kapsamında belgenin süresi uzatılır ve belge yenilenir. 

Belgelendirme takibi yazılım programı tarafından yapılır. Yazılım programı geçerlilik süresinin dolmasından 1(bir) ay öncesinde uyarı verir ve Dosya sorumlusu tarafından belge sahipleri bilgilendirilir. Belgelendirme Takibi yazılım programında işlenen tarihlere göre yeniden belgelendirme faaliyeti Yeniden Belgelendirme Formu aracılığı ile değerlendirme yapılır.   

Yeniden belgelendirme talebinde kişi kendisi bulunursa ilgili Ulusal Yeterliliklerin gerekliliklerine uygun olarak yeniden belgelendirme talebi değerlendirir ve uygun ise yeniden belgelendirme yapılır. Yeniden belgelendirme, belge süresi sona ermeden sonuçlandırılır. 

Belge yenileme ile ilgili tüm tanımlama adaylara “Personel Belgelendirme Hizmet Sözleşmesi” ile belge teslimi aşamasında tebliğ edilmiş olup web sitesi aracılığıyla kamuya da açılmıştır.  

Yeniden belgelendirme aşamasında fiilen çalıştığını belgeleyemeyen kişiler, performans sınavına alınır ve başarılı olan adayların belgesi ilgili kapsamdaki ulusal yeterliliklerde belirtilen süre kadar Karar Verici onayı ile belge süresi uzatılır. Personelin 5 yıl süre içerisinde 24 ay çalışmış olduğunu kanıtlaması veya son 6 ay boyunca ilgili alanda çalıştığını gösteren kayıtları (hizmet dökümü, referans yazısı/mektubu, sözleşme, fatura, portfolyo vb.) sunulması, gerekmektedir.  

Belge yenileme için zamanında başvuruda bulunmayanlar hakkında belge askıya alma veya iptal işlemleri uygulanır. 

Karar Verici, ‘’Belge Almaya Hak Kazanan Adaylar Listesi’’ ni hazırlar ve Mesleki Yeterlilik Kurumuna iletir. Basımı gerçekleştirilecek olan belgede sahtecilik riskini azaltmak üzere ilgili adayın Adı Soyadı ve T.C. Kimlik Numarası, İlgili Ulusal Yeterlilik, belgenin Başlangıç ve Bitiş Tarihi yer almaktadır. Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından düzenlenen belgeler, Genel Müdür tarafından imzalanır, Genel Müdür olmadığı durumlarda (hastalık, doğum, ölüm, yıllık izin vb.) Personel Belgelendirme Müdürü tarafından imzalama işlemi gerçekleştirilir.  

Geçerlilik süresi dolmamış bir belge üzerinde yer alan, belge sahibi ile ilgili bilgilerde değişiklik olması ve belge sahibinin söz konusu değişiklikleri belirten gerekli belgelerle birlikte başvurması veya belgeli kişinin belgesini kaybetmesi durumunda, “Sınav Ücret Listesi” ne göre ilgili belgelendirme kapsamı için tanımlanmış belge ücreti alınarak yeniden belge düzenlenir. Belgenin yeniden düzenlenmesi durumunda geçerliliğini yitirmiş olan belgenin (belge kaybı durumu hariç) belge sahibi tarafından başvuru sırasında YILMAZTEKİN Belgelendirme’ ye teslim edilmesi gerekir. Yeni düzenlenen belgeler ve belge değişikliğinin gerekçesine ilişkin kayıtlar belge sahibinin dosyasında saklanır. 

YILMAZTEKİN Belgelendirme, verdiği sertifikaların tek başına sahibidir. Belgelendirdiği kişilere, ilgili belgelendirme programında belirtilen ve YILMAZTEKİN Belgelendirme tarafından ilgili standartlar kapsamında konulan şartlara uyduğu sürece, sadece belge kullanım hakkını verir. 

Kişinin belirtilen şartlara uygunluğunun sağlanmadığının tespiti durumunda; YILMAZTEKİN Belgelendirme uygunsuzluğun büyüklüğüne göre kullanım hakkı verdiği belgeyi askıya alabilir, geri çekebilir veya kapsamını daraltabilir. 

YILMAZTEKİN Belgelendirme, düzenlediği belgelerin sorumluluğunu üstlenmek ve sürdürülebilirliğini sağlamak zorundadır 

YILMAZTEKİN Belgelendirme; kendisine başvurarak sınav ücretini ödemiş ancak sınav haklarını kullanamamış yada tüm sınav haklarını kullandığı halde yetkisinin askıya alınması veya kaldırılması nedeniyle hakkında belgelendirme kararı verilememiş adayların sınav ücretlerini yetkinin askıya alınmasına veya kaldırılmasına ilişkin müdürler kurulu kararı tarihinden itibaren 90 gün içinde ilgili adaya iade eder. 

YILMAZTEKİN Belgelendirme ‘nin akreditasyonunun ve yetkisinin kaldırılması durumunda, belge yenileme ve gözetim zamanı gelen bireylerin sınav ve belgelendirme kayıtlarını askı kararına konu ulusal yeterlilik(ler)de yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşu bulunması halinde, söz konusu ulusal yeterlilikte ilk olarak yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşundan başlayarak uygun görülen Kuruluş(lar)a iletir. 

Karar verici tarafından belge düzenlenmemesine karar verilmesi durumunda karar başvuru sahibine bildirilir. Belge almaya hak kazanan kişilere “Personel Belgelendirme Hizmet Sözleşmesi” yapılmadan belge teslimi yapılmaz. 

Sözleşme imzalandıktan sonra belge teslimi kargo yapılarak veya elden teslim edilebilir. Kargo ile teslim edilecek ise kargo fişi belgelendirilmiş kişinin dosyasına konur. Belge elden teslim edilecekse Belge Teslim Formu ile teslim edilerek form belgelendirilmiş kişinin dosyasına konur. 

Aday, sınav sonuçlarına veya belgelendirme sürecine itiraz ettiği takdirde, İtiraz ve Şikâyetlerin Değerlendirilmesi Prosedürü ‘nde tanımlandığı gibi süreç işletilir.  

YILMAZTEKİN Belgelendirme tarafından düzenlenen belgeler Dokümanların ve Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre muhafaza edilir. 

Belgelendirme, aşağıdaki şartların oluşması durumunda askıya alınır, belge askıya alma süresi genel olarak (3) üç ayı geçmemelidir: 

Belgenin askıya alma şartları; 

Belgenin askıya alınması kararını Karar Verici verir. Belgenin askıya alınma kararı, Personel Belgelendirme Müdürü tarafından veya Dosya Sorumlusu askı süresi boyunca belgesini ve logosunu kullanamayacağı bilgisi ile yazılı olarak e-mail yoluyla kişiye bildirilir ve gereklilikleri yerine getirmeleri beklenir. 

YILMAZTEKİN Belgelendirme’ nin MYK Web portal belge sorgulama menüsünde, belgesi askıya alınan/iptal edilen kişinin Adı Soyadı, Belge Numarası, Askı/İptal tarihi bilgileri yer alır.  

Belgesi askıya alınan adaylar 3 (üç) ay boyunca belge ile ilgili faaliyetlerini durdurur. 3 (üç) ay boyunca belgenin askıda kalması ve belirtilen süre zarfında gerekli kanıtların YILMZTEKİN Belgelendirme’ ye ulaştırılmaması durumunda kişinin belgesi iptal edilir. 

Askıya alma durumunda Belgelendirilmiş Kişi belgeye ait haklardan faydalanamaz. Belgenin askıya alma nedeninin giderilmesi halinde Karar Verici personelin kararı doğrultusunda belge askıdan kaldırılır. Belgelerini tekrar kullanmasına yönelik karar en geç 10 iş gün içinde verilir. 

Belgelendirilmiş kişinin belgesinin askıya alınması sonucunda YILMAZTEKİN Belgelendirme tarafından talep edilen belgelerin zamanında YILMAZTEKİN Belgelendirme ’ye ulaştırılmaması, gözetimler sırasında belgelendirilmiş kişinin belgenin verildiği yeterlilikte icra yeteneğini yitirmiş olması ve kişi ile ilgili yapılan şikâyet(ler) ile ilgili yapılan değerlendirme sonucunun haklı bulunması durumunda karar almadan sorumlu personelin kararı doğrultusunda kişinin belgesi iptal edilebilir. 

Belgelendirilen kişi tarafından askı süresi içinde gerekli şartları tamamladığına dair yeterli bilgi ve belgenin YILMAZTEKİN Belgelendirme ‘ye sunulması halinde, askı hali sona erdirilir. Bu durum ilgili kişiye web sayfasındaki ilgili alanda yayınlanarak bildirilir. 

Belge iptal şartları; 

Belgenin iptal edilmesi onaylarını Karar Verici verir.  

 Belgesi iptal edilen kişiler belgenin aslını 1 (bir) ay içinde YILMAZTEKİN Belgelendirme ’ye göndermek zorundadır. Belgenin kaybolması durumunda belgeli kişi, belgenin amacı ve kapsamı dışında kullanılmasının hukuki ve cezai tüm sorumluluğunu üzerine alır. Belgenin kaybolmasıyla ilgili yayınlanmış kayıp ilanını dilekçe ile 7 (yedi) gün içinde YILMAZTEKİN Belgelendirme ‘ye bildirmeyi Personel Belgelendirme Sözleşmesinde kabul ve taahhüt eder. 

Belgesi iptal edilen kişiler, YILMAZTEKİN Belgelendirme web sayfasında Adı Soyadı, belge numarası, belge tarihi ve iptal tarihi belirtilerek yayınlanır. Belge kopyası da personele ait dosyada saklanır. 

Belgelendirilmiş kişinin mesleğini icra ederken yapabileceği hatalar ve verebileceği zararlardan YILMAZTEKİN Belgelendirme sorumlu tutulamaz. 

Belgelendirilmiş kişilerin belgelerinin askıya alınması veya iptali ile ilgili itirazlar İtiraz ve Şikâyetlerin Değerlendirilmesi Prosedürü ’ne uygun olarak İtiraz ve Şikâyet Komitesi tarafından değerlendirilerek karara bağlanır. Komitenin kararı, oy birliği ile alınır. Komitenin kararı, Personel Belgelendirme Müdürü tarafından uygulanır. 

Belgenin kapsamının daraltılması, Belgelendirme Programında değişiklikler komite onaylarına istinaden ve MYK ve TÜRKAK tan ilgili meslekler ile ilgili gerekli onayların alınması akabinde sınavla veya sınavsız alınan kararlara göre gerçekleşebilir. Ayrıca Belgelendirme programı olarak kullanılan ulusal/uluslararası standartlarda ve Ulusal Yeterliliklerde revizyon yapılması, İlgili yasal mevzuatta değişiklik yapılması gibi durumlarda da belgenin geri çekilmesi veya kapsamının daraltılması kararı verilebilir.  Belge kapsamının değiştirilmesi onaylarını Karar Verici verir.  

Bu faaliyetler belge yenileme döneminde yapılır. Hali hazırda ki belgeler süreleri boyunca geçerlidir. Söz konusu değişiklikler belgeli kişi, e-posta, telefon veya yazılım programı üzerinden bilgilendirilir. 

Geri çekilen veya kapsam değişikliği yapılan belgeler iptal edilir; iptal edilmiş bu belgelerin aslı belgeli kişi tarafından 1 (ay) içinde YILMAZTEKİN Belgelendirme ’ye gönderilmek zorundadır. Duruma göre yeni düzenlenen belgeler, kişilere Belge Teslim Formu ile teslim edilir.  

YILMAZTEKİN Belgelendirme tarafından düzenlenen belgeler Belge Marka Logo Kullanım Prosedürü ’nde anlatıldığı gibi her türlü yayınlarda, kataloglarda ve benzeri dokümanlarda yanıltıcı biçimde kullanılmayacaktır. Belgelerin tanıtıcı vb. materyallerde kullanılması durumunda YILMAZTEKİN Belgelendirme logosu okunacak şekilde orijinal veya siyah beyaz renkte olacaktır, başka renklerde kullanılmaz. Belgelendirilmiş kişi, TÜRKAK akreditasyon markasını “TÜRKAK Tarafından Akredite Edilmiş Kuruluşlar Tarafından Kullanılmasına İlişkin Şartlar” rehberindeki Kurallar” a (bknz: www.turkak.org.tr/Rehberler/R10-06) ve “Mesleki Yeterlilik Kurumu Markasının Kullanımına İlişkin Usul ve Esaslar” a (bknz: www.myk.gov.tr/index.php/tr/mevzuat) göre kullanmak durumundadır. 

DD.03 Personel Belgelendirme Hizmet Sözleşmesi 

PR.1-9 Belgelendirme Programları  

FR.12 Personel Belgelendirme Başvuru Formu 

FR.17 İtiraz, Şikâyet ve Öneri Formu 

FR.18 Belgelendirme Karar Formu 

FR.19 Belge Gözetim Formu 

FR.20 Belge Yenileme Formu 

FR.21 Performans Sınavı Başlama Konuşması 

FR.22 Teorik Sınavı Başlama Konuşması  

FR.25 Sınav Dosyası Kontrol Formu 

FR.26 Belge Teslim Formu 

FR.27 Sınav Evrakları Teslim Formu 

FR.29 Kaza Olay Tutanak Formu 

FR.30 Kopya Tutanağı 

FR.31 Sınav Yeri Uygunluk Formu 

L.07 Sınav Ücret Listesi 

L.08 Sınav Aday Listesi 

P.06 Performans Değerlendirme Prosedürü 

P.12 Belge Marka Logo Kullanım Prosedürü 

PL.03 Risk Değerlendirme Planı 

TL.01 Özel Adaylar Talimatı 

TL.02 Sınav Uygulama Kuralları Talimatı 

Performans Saha Kontrol Formu ve Sınav Materyal Listesi